項(xiàng)目溝通管理概述

　　在項(xiàng)目中溝通是不可忽視的，項(xiàng)目溝通管理包括確保及時(shí)、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲(chǔ)存和最終處理項(xiàng)目信息所需的過(guò)程。它是人、思路和信息之間的關(guān)鍵紐帶，是成功所必須的。參與項(xiàng)目的每一個(gè)人都必須使用項(xiàng)目語(yǔ)言傳達(dá)和接收信息，理解他們以個(gè)人身份涉及的信息將如何影響整個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目溝通管理通常具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性的特征，項(xiàng)目溝通管理是進(jìn)行項(xiàng)目決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)，是組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段，是建立和改善人際關(guān)系不可少的條件。

　　看個(gè)案例，在總裁辦公室里說(shuō)，總裁惱怒地對(duì)下屬說(shuō)：“客戶(hù)投訴這次項(xiàng)目質(zhì)量不過(guò)關(guān)，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成員抱怨天天加班加點(diǎn)，維護(hù)人員更是怨聲載道，到底怎么回事？”

　　項(xiàng)目經(jīng)理：“到了項(xiàng)目中后期，我們才發(fā)現(xiàn)幾個(gè)模塊開(kāi)發(fā)進(jìn)度緩慢，所以，不得已我才讓大家加班加點(diǎn)，趕趕進(jìn)度?！?p>　　總裁：“難道到了項(xiàng)目中后期，你才知道有幾個(gè)模塊開(kāi)發(fā)進(jìn)度緩慢嗎？前期你都干什么去了？”

　　經(jīng)理：“都怪我，一開(kāi)始就沒(méi)有和項(xiàng)目相關(guān)人員建立有效的聯(lián)系，才會(huì)導(dǎo)致對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度認(rèn)識(shí)不清，倉(cāng)促交工，也給項(xiàng)目質(zhì)量留下了極大的隱患?！?p>　　總裁：“現(xiàn)在不僅是質(zhì)量的問(wèn)題，客戶(hù)反映之前就和你們溝通過(guò)，財(cái)務(wù)模塊開(kāi)發(fā)的要求，但是你們竟然沒(méi)有聽(tīng)進(jìn)去，開(kāi)發(fā)的模塊完全滿(mǎn)足不了客戶(hù)制作報(bào)表的要求?！?p>　　經(jīng)理：“是嗎？客戶(hù)有提過(guò)這個(gè)要求嗎？”

　　總裁：“我很懷疑你平時(shí)是怎么和你的項(xiàng)目成員溝通的！”

　　在實(shí)施項(xiàng)目的過(guò)程中，各種問(wèn)題層出不窮，經(jīng)理艾瑪帶領(lǐng)的項(xiàng)目組疲于應(yīng)付，四處救火，艾瑪與各項(xiàng)目相關(guān)人員沒(méi)有建立有效的聯(lián)系，根本無(wú)法讓項(xiàng)目組里的每一個(gè)成員都清楚了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，甚至連艾瑪自身對(duì)項(xiàng)目整體情況也沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目成員無(wú)法把握準(zhǔn)確項(xiàng)目進(jìn)度，等到項(xiàng)目后期才加班加點(diǎn)，倉(cāng)促交工，必然會(huì)產(chǎn)生許多隱患，由此引起的質(zhì)量問(wèn)題也會(huì)導(dǎo)致維護(hù)工作量的加大，維護(hù)成本過(guò)大。

　　艾瑪遇到的問(wèn)題絕非偶然，不難看出，問(wèn)題的出現(xiàn)有很大一部分原因是由于艾瑪?shù)捻?xiàng)目組在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中缺乏一種有效的溝通機(jī)制。項(xiàng)目溝通是指項(xiàng)目過(guò)程中，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而進(jìn)行的各種不同方式和不同內(nèi)容的信息交流活動(dòng)，包括確保信息及時(shí)，恰當(dāng)?shù)厣?、收集、分發(fā)、存儲(chǔ)、檢索以及最終處置所必需的各個(gè)過(guò)程。

　　總的來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目溝通的目標(biāo)主要包括幾點(diǎn)：一是明確總目標(biāo)，以便使項(xiàng)目組成員在行動(dòng)上協(xié)調(diào)一致。二是培育團(tuán)隊(duì)合作精神，三是減少、消除矛盾和障礙。四是保持項(xiàng)目的可見(jiàn)性，讓項(xiàng)目參與者清楚知道自己的位置，作用與責(zé)任。

　　在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，有幾種重要的項(xiàng)目溝通關(guān)系，包括項(xiàng)目經(jīng)理與客戶(hù)的溝通、項(xiàng)目經(jīng)理與職能部門(mén)的溝通、項(xiàng)目?jī)?nèi)部成員的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理與客戶(hù)的溝通，客戶(hù)代表項(xiàng)目的所有者，對(duì)項(xiàng)目具有特殊的權(quán)力，而項(xiàng)目經(jīng)理為客戶(hù)管理項(xiàng)目。必須服從客戶(hù)的決策、指令和對(duì)項(xiàng)目的干預(yù)。項(xiàng)目經(jīng)理的最重要的職責(zé)是保證客戶(hù)滿(mǎn)意，要取得項(xiàng)目的成功，必須獲得客戶(hù)的支持。

　　項(xiàng)目經(jīng)理與職能部門(mén)的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理與企業(yè)職能部門(mén)經(jīng)理之間的溝通是十分重要的，特別是在矩陣型組織中，職能部門(mén)必須對(duì)項(xiàng)目提供持續(xù)的資源和管理工作支持，才能使項(xiàng)目順利進(jìn)行。

　　項(xiàng)目?jī)?nèi)部成員的溝通，在項(xiàng)目?jī)?nèi)部成員的溝通中，項(xiàng)目經(jīng)理起著核心作用，如何協(xié)調(diào)各職能工作，激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)學(xué)會(huì)的重要課題。

　　項(xiàng)目溝通基本管理流程包括信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告和管理收尾。信息發(fā)布涉及向項(xiàng)目干系人及時(shí)提供所需信息，它包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃以及始料未及的信息需求應(yīng)對(duì)。信息公布應(yīng)做好信息公布的反饋問(wèn)題，如與公布信息有關(guān)項(xiàng)目干系人的簽字以及對(duì)信息意見(jiàn)的文字記錄。

　　績(jī)效報(bào)告涉及績(jī)效信息的收集和公布，績(jī)效報(bào)告一般應(yīng)提供關(guān)于范圍、進(jìn)度計(jì)劃、成本和質(zhì)量的信息，要做好績(jī)效報(bào)告，就必須選擇合理的績(jī)效報(bào)告的工具和技術(shù)，如績(jī)效評(píng)審、偏差分析、趨勢(shì)分析、掙值分析等，使績(jī)效報(bào)告與項(xiàng)目的實(shí)際情況最接近。

　　管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成，這些文檔可以使發(fā)起人或客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的驗(yàn)收正式化，包括項(xiàng)目記錄的收集，對(duì)符合最終規(guī)范的保證，對(duì)項(xiàng)目的成功、效果及取得的教訓(xùn)進(jìn)行分析，以及這些信息的存檔以備將來(lái)使用。

　　管理收尾活動(dòng)不能等到項(xiàng)目結(jié)束才進(jìn)行，項(xiàng)目的每個(gè)階段都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖瘴玻ＷC重要的，有價(jià)值的信息不流失，另外，人才數(shù)據(jù)庫(kù)中的雇員技能應(yīng)該得到更新，以反應(yīng)新的技能和熟練度的提高。